As alterações das regras relativas ao processamento modificaram-se desde 16 de fevereiro de 2019, mas no dia 1 de janeiro de 2020 produziram-se fortes mudanças e são as seguintes:
1. Obrigação de utilização exclusiva de programas informáticos certificados pela AT
• Volume de negócios superior a 50.000 EUR (75.000 EUR no ano de 2019), atingido no ano anterior ou em proporção no ano em que o sujeito passivo inicia a atividade;
• Utilização de programas informáticos de faturação; ou
• Sejam abrangidos ou tenham optado pelo regime de contabilidade organizada.
Em caso de inoperacionalidade do programa de faturação, os sujeitos passivos devem emitir faturas ou documentos fiscalmente relevantes pré-impressos em tipografias autorizadas, os quais deverão posteriormente exportados para o programa.
2. Dispensa de emissão de fatura por sujeitos passivos isentos
A partir de 1 janeiro de 2020, apenas serão beneficiários da dispensa de emissão de faturas por transmissão de bens ou prestação de serviços, prevista no artigo 29.º do Código do IVA, as pessoas coletivas de direito público, organismos sem finalidade lucrativa e instituições particulares de solidariedade social que pratiquem exclusivamente operações isentas de imposto, que tenham obtido para efeitos de IRC, no período de tributação imediatamente anterior, um montante anual ilíquido de rendimentos não superior a 200.000 EUR.
3. Faturação eletrónica
Mediante aceitação pelo destinatário, as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes passam a poder ser emitidos por via electrónica.
4. Requisitos da emissão de faturas e documentos fiscalmente relevantes
a) Autenticidade dos documentos emitidos
Necessidade de implementar controlos de gestão que criem uma pista de auditoria fiável entre documentos e as transmissões de bens ou as prestações de serviços.
b) Comunicação prévia das séries documentais
Por cada série documental comunicada, a AT atribuirá um código que deverá integrar o código único do documento.
c) Código QR e código único de documento
As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes devem incluir um código de barras bidimensional (código QR) e um código único de documento. Este código único deve incluir o código atribuído pela AT no seguimento da comunicação da série documental.
d) Dispensa da identificação dos adquirentes não sujeitos passivos
É dispensada a inserção da identificação e do domicílio dos adquirentes não sujeitos passivos nas faturas em todas as operações (exceto quando estes a solicitem), independentemente do seu valor. Esta dispensa aplicava-se apenas às faturas de valor não superior a 1.000 EUR.
5. Comunicação de elementos das faturas
Foi alterado o prazo para comunicação à AT dos elementos das faturas por parte dos sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em território português e que aqui pratiquem operações sujeitas a IVA, que passará a ter de ser cumprido até ao dia 10 do mês seguinte ao da sua emissão – em 2019, o prazo decorria até ao dia 15 do mês seguinte ao da sua emissão.
6. Comunicação do estabelecimento e equipamentos de faturação
Os sujeitos passivos devem comunicar à AT, por via eletrónica, no Portal da Finanças:
• a identificação e localização dos estabelecimentos da empresa em que são emitidas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes;
• a identificação dos equipamentos utilizados para processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes;
• o número de certificado do programa utilizado em cada equipamento, quando aplicável; e ainda,
• a identificação dos distribuidores e dos instaladores que comercializaram e/ou instalaram as soluções de faturação.
Esta comunicação deverá ser realizada nos 30 dias posteriores ao início de atividade ou à ocorrência de qualquer alteração verificada em qualquer um dos referidos elementos.
O prazo para cumprimento da submissão desta comunicação foi adiado, conforme despacho emitido pelo Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais, para o próximo dia 30 de junho de 2020, aplicável aos sujeitos passivos que tenham iniciado actividade ou exercido actividade até 30 de Setembro de 2019.
(No entanto, ainda não foi disponibilizada a aplicação informática para cumprimento desta obrigação…)
7. Comunicação dos inventários
Se disposer de contabilidade organizada, devem comunicar à AT, por transmissão eletrónica de dados, o inventário valorizado respeitante ao último dia do exercício anterior até 31 de janeiro.
8. Dispensa da impressão de faturas em papel a particulares
Os sujeitos passivos passaram a estar dispensados da impressão das faturas em papel ou da sua transmissão por via eletrónica para o adquirente ou destinatário não seja sujeito passivo (exceto se este o solicitar), mediante o preenchimento de determinados requisitos cumulativos:
• A indicação do número de identificação fiscal do adquirente na fatura;
• A comunicação dos elementos da fatura à AT através de programa informático certificado (webservice); e
• Os sujeitos passivos optem pela transmissão dos elementos das faturas à AT, em tempo real – matéria que ainda aguarda regulamentação por Portaria do Governo.
NOTA: O Ofício-Circulado 30213/2019, de 1 de Outubro veio ainda esclarecer que a aceitação por parte dos destinatários não sujeitos passivos não requer qualquer formalidade especial.
9. Arquivo de documentos
Os contribuintes devem arquivar e conservar os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, salvo se outro prazo não resultar de disposição especial, preservando-se a mesma obrigação mesmo quando a contabilidade ou faturação for estabelecida por meios informáticos, desde que fique garantida em formato digital toda a informação neles contida.
10. Sujeição às regras portuguesas para não residentes
Para estes, a elaboração de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes passará a estar sujeita a autorização prévia da AT, concedida mediante pedido por via eletrónica uma vez verificadas certas condições (nomeadamente a existência de mecanismo de trocas de informação ou cooperação administrativa e se verificado que não existe incumprimento das obrigações de imposto em Imposto sobre o rendimento das pessoas coletivas, IRC, ou Imposto sobre o rendimento das pessoas singulares, IRS).
Paulo Guerra Alves 